Kompleksitas Tugas Mempengaruhi Pencarian dan Penggunaan Informasi (Katriina Byström and Kalervo Järvelin)

Pendahuluan
- Tradisi penelitian (penelitian terdahulu) tentang pencarian informasi hanya melihat pencarian informasi dari sudut pandang sistem dan menganggap bahwa pengguna informasi sebagai penerima pasif, yang tergantung pada situasi dari informasi yang obyektif (Dervin & Nilan, 1986).
- Namun tradisi ini telah bergeser, dan telah diterima fakta bahwa kebutuhan informasi serta proses pencarian informasinya salah satunya tergantung pada tugas pekerja (Belkin, dkk., 1982; Ingwersen, 1992; Mick, dkk., 1980). Contohnya, Belkin, dkk., (1982) menyatakan bahwa pencarian informasi adalah didasarkan pada tugas (permasalahan) pekerja. Ingwersen (1992) memperlihatkan bahwa information retrieval (memperoleh kembali informasi) yang efektif harus didasarkan pada pemahaman terhadap tugas dan permasalahan pekerja. Selain itu banyak studi mempelajari hubungan antara banyak jenis tugas (misalnya, dalam sains, teknologi, studi-studi sosial, administrasi) serta perilaku pencarian informasi (misalnya, berbagai macam jenis saluran dan sumber yang disukai atau dikonsultasikan; Brittain, 1974; Dervin & Nilan, 1986) atau komunikasi (misalnya, Tushman, 1978). Namun demikian, terdapat sedikit analisa empiris tentang hubungan jenis tugas dan jenis informasi yang diperlukan untuk tugas tersebut, dan ini adalah titik fokus dalam studi kali ini.
- Wersig mengatakan bahwa kebutuhan serta proses pencarian informasi adalah tergantung pada tugas pekerja. Berjalannya tugas tergantung persyaratan informasi yang harus dipenuhi bila tugas ingin diselesaikan (Wersig, 1973). Ketika dihadapkan dengan tugas, pekerja dihadapkan pada statu kebutuhan informasi yang mencerminkan interpretasinya terhadap persyaratan informasi, pengetahuan terdahulu dan kemampuannya untuk mengingatnya. Mungkin terdapat gap (kesenjangan) antara pengetahuan pekerja tentang tugas dan persyaratan yang dirasakan terhadap tugas (Belkin, dkk., 1982). Adanya gap ini mendesak munculnya kebutuhan informasi tersebut.
- Tugas yang dilaksanakan oleh seorang pekerja dapat dianalisa dan dikelompokan dengan banyak cara berbeda oleh yang bersangkutan. Tipikal pekerjaan yang teranalisa menghasilkan variasi pekerjaan serta kekompleksannya.
- Kompleksitas tugas adalah salah satu faktor paling penting yang sangat mempengaruhi pelaksanaan tugas. Hal ini pernah teramati dalam percobaan psikologi (misalnya, Locke, dkk., 1981; Wood, dkk., 1987), dalam studi organisasi (March & Simon, 1967; Van de Ven & Ferry, 1980), serta dalam studi pencarian informasi (Culnan, 1983; Hart & Rice, 1991; Tiamiuy, 1992). Namun demikian, kompleksitas tugas adalah bersifat multidimensional (Campbell, 1988) dan dipahami dengan banyak cara berbeda.
- Hubungan antara kompleksitas tugas dan pencarian informasi telah diselidiki dalam beberapa studi empiris (misalnya, O’Reilly, 1982; Tiamiyu, 1992; Tushman, 1989). O’Reilly (1982) melalui kuesioner hubungan kompleksitas tugas yang dirasakan, kualitas informasi dan kemampuan mengakses serta pencarian informasi.
- Informasi bisa diakses melalui banyak saluran (misalnya, rekan, katalog telepon dan sistem retrieval) dari berbagai sumber (misalnya, rekan, buku referensi dan memoranda internal). Dari titik pandang pekerja, tak ada perbedaan mutlak antara saluran dan sumber. Sebuah saluran bisa berubah menjadi sumber dan begitu pula sebaliknya. Dalam makalah ini, kita memperhatikan jenis (misalnya, koleksi pribadi, ahli) dan lokasi (internal, eksternal) saluran dan sumber informasi.
- Permasalahan yang dipelajari dalam kajian ini adalah bagaimanakah kompleksitas tugas mempengaruhi pencarian informasi baik dalam hal jenis pencarian informasi dan saluran serta sumber informasi. Tujuan kajian ini adalah menunjukkan bukti kualitatif mengenai bagaimana dimensi kompleksitas tugas secara sistematis mempengaruhi kebutuhan dan pencarian informasi. Oleh karena kuatnya ketergantungan kebutuhan dan pencarian informasi pada tugas, maka sebuah model umum holistik dari pencarian dan penggunaan informasi harus memperhatikan dimensi kompleksitas tugas ini.

Kompleksitas Tugas
- Pekerjaan seorang pekerja terdiri dari tugas-tugas yang tersusun dari subtugas-subtugas lebih kecil. Tugas diberikan atau diidentifikasi oleh pekerja. Masing-masing tugas memiliki awal dan akhir yang diketahui, yang pertama berisikan stimulus dan garis pedoman yang dikenal yang berkaitan dengan tujuan dan/atau tindakan yang diambil (Hackman, 1969). Dilihat dengan cara ini, baik tugas besar atau subtugasnya (yang jelas lebih sederhana) dapat dianggap sebagai sebuah tugas.
- Dalam konteks pencarian informasi, yang menjadi fokus kajian adalah tugas yang terkait dengan informasi.
- Tugas yang terkait dengan proses pencarian informasi hádala tugas yang dirasakan (atau subyektif) atau tugas obyektif.
- Hubungan tugas obyektif dan yang dirasakan telah diperhatikan dalam psikologi organisasional (Campbell, 1988; Hackman, 1969; Wood, 1986) dimana deskripsi tugas didasarkan pada tugas yang dirasakan secara umum tak sah untuk tujuan apapun (misalnya, Roberts & Glick, 1981). Namun demikian, dalam studi ini tugas yang dirasakan lebih diperhatikan karena setiap pekerja dapat menginterpretasikan tugas obyektif yang sama secara berbeda (misalnya, memperhatikan kompleksitasnya) dan tugas yang dirasakan selalu membentuk dasar untuk kebutuhan informasi yang diinterpretasikan serta pilihan dari tindakan yang menjanjikan untuk memenuhinya.
- Kekompleksan tugas dapat dilihat dari: kemampuan mengulang, kemampuan menganalisa, kemampuan menentukan a priori, jumlah jalur alternatif pelaksanaan tugas, pembaharuan hasil akhir, jumlah tujuan dan ketergantungan konflik diantara mereka, ketidakpastian antara pelaksanaan dan tujuan, jumlah input, kognitif dan persyaratan keahlian, serta kondisi pelaksanaan tugas yang waktunya bervariasi (Campbell, 1988; Daft, dkk., 1988; Fisher, 1979; Fiske & Maddi, 1961; Hart & Rice, 1991; Jarvelin, 1986; March & Simon, 1967; MacMillan & Taylor, 1984; Tiamiyu, 1992; Tushman, 1978; Van de Ven & Ferry, 1980; Wood, 1986; Zeffane & Gul, 1993).

Kategorisasi Tugas
Dalam kajian ini, tugas dikelompokan kedalam lima kategori sebagai berikut:
• Automatic information processing tasks adalah apriori yang sempurna dapat ditentukan sehingga, pada prinsipnya, tugas ini dapat menjadi otomatis – meskipun bisa jadi tidak otomatis. Contohnya: perhitungan gaji bersih orang yang menghasilkan nominal nyata dalam skala tertentu dan ini memerlukan gaji kotor dan potongan pajak dirinya, serta tabel pajaknya.

Gambar 2.1. Kategori Tugas


• Normal information processing tasks adalah apriori yang nyaris sempurna dapat ditentukan namun memerlukan pertimbangan arbitrasi berbasis-kasus, misalnya cukupnya informasi yang dikumpulkan secara normal. Oleh karena itu, bagian dari proses dan informasi yang diperlukan adalah apriori yang dapat ditentukan. Contohnya: pemberian kode pajak yang didasarkan pada-aturan namun pada beberapa kasus hal itu membutuhkan kejelasan tambahan, yakni pengumpulan informasi yang tergantung pada kasusnya.
• Normal decision tasks masih cukup terstruktur tapi pada arbitrasi berbasis kasus, ini memiliki peranan besar. Contohnya: merekrut pekerja atau mengevaluasi ujian mahasiswa.
• Dalam known, genuine decision tasks tipe dan struktur hasil adalah apriori diketahui tapi prosedur permanen untuk melakukan tugas belum muncul. Sehingga prosesnya tak dapat ditentukan begitu pula dengan persyaratan informasinya. Contohnya: memutuskan tentang lokasi sebuah pabrik baru atau perencanaan jangka menengah organisasi.
• Genuine decision tasks adalah tak diharapkan, baru serta tak terstruktur. Sehingga tak satupun baik apakah itu hasil, proses atau pun persyaratan informasi yang dapat dikelompokan secara langsung. Pertimbangan pertamanya adalah penyusunan tugas. Contohnya: runtuhnya Uni Soviet dari sudut pandang pemerintahan negara lain.

Jenis-Jenis Informasi yang dibutuhkan dalam Tugas
Kategori informasi ini dapat dikelompokan sebagai berikut:
• Informasi yang berorientasi pada masalah menerangkan struktur, properti dan persyaratan dari permasalahan langsung. Misalnya, dalam pembangunan jembatan, informasi mengenai jenis dan tujuan jembatan serta pada lokasi dimana jembatan harus dibangun membentuk informasi yang berorientasi pada masalah. Secara tipikal, ini tersedia dalam permasalahan lingkungan – tapi dalam kasus permasalahan yang lama, hal itu juga tersedia dalam dokumen.
• Domain informasi terdiri dari fakta, konsep, hukum dan teori yang diketahui dalam domain permasalahan. Contohnya, dalam pembangunan jembatan, informasi tentang kekuatan dan menyebarnya panas dari konstruksi baja adalah masuk kedalam domain informasi. Secara tipikal ini menguji informasi ilmiah dan teknologi yang diterbitkan dalam artikel-artikel jurna dan buku teks.
• Penyelesaian masalah informasi meliputi metode mengatasi permasalahan. Penyelesaian masalah informasi ini menerangkan bagaimana permasalahan harus dilihat dan dirumuskan, permasalahan dan domain informasi apakah yang perlu digunakan (dan bagaimana) dalam usaha menyelesaikan permasalahan. Contohnya, dalam pembangunan jembatan, heuristik disain seorang insinyur mengenai pro dan kontra atas banyaknya disain jembatan menghasilkan penyelesaian permasalahan informasi. Ini adalah instrumental informasi dan secara tipikal hanya tersedia dari orang yang memiliki pengetahuan atau ahli dalam permasalahan tersebut.

Model Pencarian Informasi
- Ketika dihadapkan dengan banyaknya tugas sesuai konteksnya, pekerja yang melaksanakan tugasnya mengalami gap pada pengetahuannya sehingga informasi yang diperlukan harus mencerminkan interpretasi dirinya terhadap persyaratan informasi, pengalaman dan pengetahuannya yang terdahulu, serta kemampuannya dalam mengingat pengalaman dan pengetahuan tersebut.
- Faktor-faktor pribadi (misalnya, sikap, motivasi, mood) juga ikut berperan pula (Kuhlthau, 1991). Setelah banyak atau sedikit menganalisa kebutuhan serta mengenali tindakan-tindakan yang memungkinkan, ia kemudian memilih beberapa tindakan untuk memperoleh informasi yang diinginkan. Tindakan yang memungkinkan tersebut terdiri dari pemberian peringkat saluran dan sumber informasi yang akan dimanfaatkan.
- Setelah memilih sebuah tindakan, pekerja melaksanakannya serta mengevaluasi hasilnya. Model pencarian informasi seperti ini, yang didasarkan pada model oleh Feinman, dkk., (1976) dan Mick, dkk., (1980), dimuat dalam Gambar 2.2. Interpretasi tentang kebutuhan informasi dipengaruhi oleh faktor-faktor situasional (misalnya, waktu yang tersedia) dan organisasional.
- Pemilihan tindakan tergantung pada kebutuhan, kemampuan akses yang dirasakan (baik kognitif, ekonomik atau fisikal) terhadap saluran dan sumber informasi serta gaya pencarian informasi pribadi yang dibuat berdasarkan keberhasilan tindakan yang dilakukan. Kita sendiri fokus pada faktor dan fase yang ditunjukan dengan bentuk elips dan kotak tebal. Model ini menggambarkan lapisan pencarian informasi saat melaksanakan tugas – lapisan tugas lainnya dilakukan secara serempak.
- Tugas yang kompleks memerlukan beberapa pemrosesan melalui bagan alir pencarian informasi. Apabila kebutuhan telah dipenuhi, tugas (atau satu langkah yang melaluinya) dapat diselesaikan. Namun apabila kebutuhan tidak bisa dipenuhi, tugas tidak dapat diselesaikan sama sekali atau harus dirumuskan kembali. Jika informasi selanjutnya masih diperlukan, tindakan pencarian baru dimulai. Proses bisa saja terganggu kapan saja bila pekerja melihat tidak cara lain yang bisa dilanjutkan.
Gambar 2.2. Model Pencarian Informasi

- Teknik pengumpulan data dalam studi ini, adalah menggabungkan kuesioner dan diari. Diari cocok untuk pengumpulan data tentang pelaksanaan tugas dari sudut pandang individu sementara kuesioner adalah alat berguna untuk data tentang para pekerja yang dipelajari beserta organisasinya. Diari adalah semi terstruktur sehingga subyek relatif dapat bebas menerangkan aspek relevan dari tugasnya tapi dipaksa untuk memilih alternatif yang ada bila memang diperlukan. Sebagai tambahan, subyek memiliki peluang untuk memberikan pendapat tentang pemikiran-pemikiran mereka yang muncul selama pelaksanaan tugas.
- Kuesioner menggambarkan informasi tentang peserta (misalnya, pendidikan, pengalaman), pekerjaan mereka, sikap mereka terhadap pekerjaannya, faktor-faktor situasional yang mempengaruhi pekerjaannya, pandangan mereka tentang jenis informasi yang dibutuhkan dalam pekerjaannya, serta saluran dan sumber yang menyediakan informasi tersebut. Diari memuat tentang tugas pekerja, kebutuhan informasi yang dirasakan, saluran dan sumber, serta saluran dan sumber aktual yang dimanfaatkan sekaligus evaluasi terhadap informasi yang diperoleh. Kuesioner membentuk fase pertama dan diari fase kedua dalam pengumpulan data.
Gambar 3.1. Struktur Diari
Diari Tanggal Waktu Mulai
1. Jelaskan tugas anda dengan lengkap:
2. Jelaskan faktor-faktor situasional yang mempengaruhi tugas:
3. Ambisi apa yang menjadi tujuan anda dalam tugas: baik, hampir baik atau memuaskan?
4. Terangkan secara lengkap apa saja jenis informasi yang anda pikir anda butuh dalam melaksanakan tugas:
(a) pemikiran saat awal tugas:
(b) pemikiran yang muncul kemudian selama tugas:
5. Saluran dan sumber manakah yang perlu anda perhatikan (sebutkan pula mana yang tidak ingin anda gunakan)
(a) pemikiran saat awal tugas:
(b) pemikiran yang muncul kemudian selama tugas:
6. Berapa banyak waktu yang anda gunakan saat merencanakan pencarian informasi?
7. Saluran dan sumber manakah yang anda gunakan? (termasuk diri anda; sebutkan nama rekan untuk konsultasi; sebutkan saluran yang digunakan baik apakah anda mendapatkan sumbernya atau tidak):
Sumber Mengapa dipilih Saluran Mengapa dipilih Keberhasilan Kemampuan Penerapan



Keberhasilan: anda memperoleh informasi (a) keseluruhan, (b) sebagian, (c) tidak ada sama sekali
Kemampuan penerapan: informasi (a) dapat diterapkan dengan baik, (b) dapat diterapkan sebagian, (c) tidak dapat diterapkan sama sekali.
8. Apakah seluruh informasi yang diperoleh (a) cukup untuk tugas atau (b) tidak cukup untuk tugas?
9. Buatlah estimasi waktu yang dihabiskan untuk (a) pencarian informasi (b) atas keseluruhan tugas.

5. Kesimpulan berdasarkan temuan dan analisis data
- Berdasarkan pengembangan sebuah metode kualitatif untuk analisa tingkat-tugas terhadap dampak dari kompleksitas tugas pada pencarian informasi, yaitu ketika kompleksitas tugas meningkat, maka
• Kompleksitas informasi yang dibutuhkan meningkat,
• Kebutuhan akan domain informasi dan penyelesaian masalah informasi meningkat,
• Pangsa sumber bertujuan-umum meningkat sehingga permasalahan dan sumber yang berorientasi pada fakta menurun,
• Keberhasilan pencarian informasi menurun,
• Internalitas saluran menurun, dan
• Jumlah sumber meningkat
- Selanjutnya, metode dan penemuan ini sangat berharga didalam membuat bagan tindakan pencarian informasi di organisasi dalam usaha menyediakan dasar landasan yang baik untuk pengelolaan informasi.